CREACIÓN DE UN PLAN EN PROJECT

¿No te ha pasado que cuando estás organizando algún evento, se te olvida algo aunque pienses que lo hayas planeado a la perfección? Muchas veces sucede que cuando organizamos algo ya sea algo grande o pequeño se nos escapa algunos detalles o simplemente olvidamos esos detalles, porque estamos muy ocupado o porque somos algo despistados.

Pero para que estas cosas no pases lo mejor es organizar las actividades por escrito, sin embargo, esto puede ser muy rudimentario; existen herramientas que te ayudarán a organizarte mejor.

No te despegues de la pantalla, que a continuación te ensañamos cuál es esa herramienta y cómo usarla.

¡Planear es organizar tu tiempo! Sé el mejor haciéndolo, usa herramientas que te ayuden a ser más ordenado.

→ INTRODUCCIÓN A PROJECT

Project es un programa de Microsoft que te ayuda a organizar, planear, distribuir y poder visualizar de una forma más gráfica, las diferentes actividades que puedas tener.

Este programa te ayuda a actuar de una forma más ordenada, estipulando fechas que tú creas que serán más conveniente para poder terminar el trabajo.

Este método gráfico se le conoce como la Gráfica de Gantt, donde cuyo objetivo es mostrar el tiempo, es decir, los días, que le asignaste a cada parte de la planificación y de manera en que puedas visualizar que tan posibles es realizar dichas actividades en esos tiempos estipulados. Además te ayuda a tener un orden cronológico de las actividades por realizar.

→ CREACIÓN DE UN PLAN EN PROJECT

El primer paso es abrir el Project y darle un clic en la opción que indique Proyecto en Blanco, luego que hayas hecho eso lo siguiente será planificar qué actividades vamos a agregar, la duración de la misma y las personas que ocuparemos para realizar cada actividad.

Imagínate que en tu colegio te ponen a hacer un trabajo sobre algún proyecto de emprendimiento donde tendrás que crear un negocio "X", tendrás que elegir qué van a hacer, tendrás que crear la misión, visión, valores constitucionales, la escritura de constitución, etc. Además tendrás que crear el logo, eslogan, tendrás que decorar el área y hacer el montaje para que al final presentes tu proyecto. Todo esto con tan solo 15 días para hacerlo.

¿Entonces cómo lo hacemos?

- PASOS PARA CREAR UN PROYECTO

1. Primero, lo que haremos será escribir todas las cosas que serán necesarias hacer, desde el inicio hasta el final del proyecto. Si es un proyecto de emprendimiento donde tienes que crear un negocio "X" lo primero es comenzar desde allí: - Buscaremos una idea de proyecto.

- Luego tendremos que escoger y analizar si la idea es factible,si no lo es habrá que conseguir otra idea.

- Tendremos que crear la logística del proyecto (misión, visión, valores, etc.)

- Habrá que cotizar los materiales e ingrediente que ocuparemos.

- Hacer las compras

- Distribuir el trabajo

- Elaborar el producto y disgustarlo para ver cómo quedó

- Luego tendremos que decorar el área

- Montar la decoración

- Y por último entregar el proyecto.

Nota: en este caso de proyecto se escogió un negocio de repostería.

2. Luego de eso tendremos que asignarle la duración de cada actividad, esto depende de cada quien y el tiempo que les han dado. Tendiendo en cuentas más adelante, cuando vayamos a transcribir en Project lo que estamos haciendo que la duración tiene que ser en días y que los sábados y domingos no se trabajan.

En Project puedes poner de manera manual la duración de las actividades donde colocas la cantidad de días para cada cosa y puedes colocarle el comienzo y el fin de dicha actividad procurando que trabajen los día que tú prefieras, por ejemplo un Sábado.

Pero también puedes hacerlo de forma automática donde tú solo tienes que colocar la duración de días y automáticamente Project coloca el comienzo y el final (dependiendo de tu calendario) de las actividades a realizar.

Nota: Más adelante se explicará como hacerlo.

3. Luego, tendremos que asignar las personas que harán cada actividad. En este caso contamos con 5 miembros en el grupo. Cada miembro tiene que trabajar de forma igual y si es posible dejar que cada miembro trabaje la misma cantidad de días que todos.

Para ello nos vamos a RECURSO y una vez allí vamos a la cinta de opciones en los grupos de ASIGNACIONES y le damos clic en ASIGNAR RECURSOS.

Luego seleccionaremos la actividades que queramos , y sin cerrar el cuadro que ven en la imagen anterior y seccionada la actividad en nombre de tarea le daremos clic en asignar para que se agreguen las personas que realizarán dicha actividad.

NOTA: Se pueden volver a repetir miembros en diferentes actividades, cuando eso sucedo le aparecerá en la celda debajo de un icono de exclamación un figura de una persona en color rojo, eso no es nada malo, solo indica que hay un miembro del grupo repetido en diversas actividades.

Cuando hayan hecho todo eso el gráfico de Gantt les tendrá que salir algo así.

→ DE MANERA AUTOMÁTICA

Hay una manera en que el comienzo y el final se coloquen de manera automática, que es yendo en la barra de tareas de Project donde dice programada manualmente y darle un clic y cambiarlo a automático y de esa manera solo tendrás que colocar la duración, es decir,los días a cada actividad ya que Project te colocara el comienzo y el final de manera que no se trabajen los sábado y domingo.

Al hacerlo de este podrán notas que hay una casilla llamada PREDECESORES, esto nos indica que actividad va a seguir después de la otra para generar un orden cronológico continuo entre las actividades establecidas.

Para que esto funcione tendremos que tener un esquema más detallado y colocarle sangría a los temas y subtemas, y a las actividades correspondientes de dichos subtemas. Para que genere una continuación fluida, como en el ejemplo siguiente

Todos somos administradores desde que nacemos, solo que no todos sabemos administrar de forma adecuada, no todos planeamos ni organizamos bien. ¡Pero no te deprimas busca alternativas!